采购用泛微OA系统：智能化办理，让招投标“快”起来！

诚挚李

提高采购整体效率是提高企业经营效益的重要手段，而泛微OA系统优化采购招投标价流程起着至关重要的作用。

随着互联网+时代的到来，传统的招投标已无法满足管理需要：
大型企业的采购订单批量大、批次多、物料多、供应商多，采用传统的邮件发送邀标竞标信息等方式，采购人员工作量很大而且容易出错。
而且供应商竞标信息发送有先后，先报价的供应商的报价信息可能会被泄露，无法做到公平公正。
泛微协同管理平台协助企业搭建供应链竞标系统功能，让采购竞价更自动，更快捷，更公平。



（泛微招投标管理系统流程架构）

一、泛微采购招投标管理系统实施亮点

1、产品、供应商基础信息维护
1）产品物料信息管理
泛微在OA系统内搭建了物料库，物资信息可以通过流程审批写入，可以自行在后台添加，也可以从SAP中同步物料主数据。
供应商若是对产品内容进行变更，需要发起变更申请单，通过流程给公司内部人员进行审核。
2）供应商准入和审核
a.注册码邀请：生成注册码，线下将注册码发送给供应商，供应商需在注册码有效期内进行注册，超期注册码将自动失效。
供应商进行信息录入，提交之后，自动录入到OA系统内的供应商库内成为备选供应商，并更新验证码为已注册。
b.自行注册：在公共门户中申请注册，需要填写企业基本信息、联系方式、企业概况、注册资金、资质信息、银行账号、主营产品等信息，填写完毕等待审核。
c.对于未开户的供应商：采购员选择对应的未开户的供应商，填写供应商账号及密码；流程走完之后自动开通该供应商账号。



（供应商门户）

采购选择厂商主营产品。在发布该产品招标信息时，可自动显示厂商名称，不需要再一一去检索与该产品有关的厂商，方便快捷。
小结：泛微OA系统通过平台注册、邀请的形式，将供应商加入到公司的采购体系中来，可以直接与外部的供应商之间形成互动、实现内外协同。
2、通过流程发布竞标信息：省时省力
1）选择采购申请单
采购人员从SAP中获取未结的采购申请信息，已参与竞标的采购申请信息不能二次被选中，避免了订单重复招标。
采购人员从采购申请单中勾选出相关数据，自动生成竞标信息表，完善信息后，系统触发供应商竞价单。
2）创建招标流程
OA系统已自动导出采购申请单号、行号、材料编号、物品名称、需求数量、需求日期、单位、预算单价等数据，不需要人工填写，大大减少了采购人员工作量。



（竞标信息表）

同时，招标单上还可以选择是否缴纳保证金、付款方式以及付款比例，满足企业的不同需求。
与订单相关的厂商自动显示，采购人员直接选择即可，提交后，各供应商同时收到竞标信息，且不知道竞争厂商信息。
小结：改变传统发邮件工作量大、易出错的招标方式，在流程中填写完竞标要求、物料信息等，发送完流程各供应商同时收到竞标信息。
3、供应商投标便捷：OA+手机
1）多轮灵活报价
供应商在收到邀标流程之后，需在要求时间内进行报价。在规定报价时间内供应商可有多轮投标机会。



（供应商竞价单）

在报价流程中，供应商可以设置多种价格类型，例如基本的物资价格和调试费、安装费等服务费用，从而灵活生成最终报价。
供应商在要求时间范围之内还未报价，报价单自动提交。
为了提高竞标成功率，减少流标率，系统对供应商报价信息和预算信息进行比较，低于预算单价自动提醒供应商。
2）移动端报价
同时，泛微OA系统打造了供应商的移动端，供应商可在移动端进行填报，避免因为在外错过投标。



（移动端投标）

小结：供应商竞价设置选项灵活，过程保密。
4、竞标结果审批：自动统计
1）竞标到时自动统计
为了保证公正公平，竞标时间未截止前，任何人不能查看供应商竞标价格，竞标时间一到，竞标结果自动统计。
2）竞标结果审批流程
承办购员提交竞标信息表（结果审批）至采购主管或者采购处长等上级处审批，上级核准后，系统自动生成竞标结果打印文件。
3）竞标结果发送
订货单经过EIP签核后，将订单号录入竞标结果审批单中，提交后本次竞标结案，系统自动发送厂商得标通知单；未中标供应商，通过邮件系统自动触发《感谢函》。
4）招投标关联合同
根据招投标的结果，可在创建合同流程时，自动关联相关信息，不需要再次进行输入。
小结：供应商报价信息自动汇总，采购人员按得标供应商汇总中标信息，自动产生打印模板。
5、供应商交货追踪
泛微OA系统打通了采购竞标系统与SAP的供应商信息，供应商可在竞标系统发起交货，直接从中间表获取SAP-PO单信息进行交货处理，并且可分多批次交货。



（采购交货排货业务管理）

采购员可在采购门户中追踪每一笔交货订单的状况，实时追踪物流。
小结：泛微竞标系统与SAP供应商信息关联，获取订货单信息。
泛微采购招投标管理系统实施价值
泛微协同办公系统通过打通外部厂商和内部采购之间的信息壁垒，使得竞标信息流转一体化，简化操作提高效率：
• 招标信息同时发送，及时有效有保证；
• 报价信息统一收集，保证公平性原则；
• 投标信息自动汇总，避免错误和遗漏。
此外，泛微OA系统在采购管理上形成了全生命周期的管理方案，助力企业实现阳光采购、降低成本、规范内控、提高效率。