论信息系统项目的采购管理

是文鹏不是云鹏丶

摘要
2016年04月，我作为项目经理参加了某省地税系统联合纳税服务智能平台的建设。主要负责本项目的计划编制、组织实施和过程控制等工作。
该项目主要为地税系统全面推行国地税“一窗通办”和“移动办税”服务模式提供有效的软件支撑，整合了国地税申报缴款、发票业务、社保业务、涉税申请、邮政配送等业务功能，并与实体办税大厅、12366、自助设备等办税渠道实现数据互通。通过4G智能移动终端，为纳税人提供移动网上申报、预约办税、智能化咨询等全天候、全方位服务。
本文结合我在项目管理方面的一些经验和体会，论述了采购管理在信息系统项目管理中的重要作用，主要从规划采购管理、实施采购、控制采购、结束采购四个方面予以阐述，分享作者的心得体会以及尚须改进的不足之处。
浅议联合纳税服务智能平台的采购管理
    2016年4月，我公司中标某省地税系统联合纳税服务智能平台的建设项目，中标金额为460万元。本人在该项目中担任项目经理。项目历时10个月于2017年01月通过客户方的验收。
该项目被列为某省地税系统智能化建设重点项目。主要为全面推行国地税“一窗通办”和“移动办税”服务模式提供有效的软件支撑，整合了国地税申报缴款、发票业务、社保业务、涉税申请、邮政配送等业务功能，并与实体办税大厅、12366、自助设备等办税渠道实现数据互通。通过4G智能移动终端，为纳税人提供移动网上申报、预约办税、智能化咨询等全天候、全方位服务。在试运行期间，各功能块运行正常，达到预期效果。
本系统采用B/S结构，基于J2EE框架实现。开发工具采用Eclipse All in one，运用JAVA、Swift语言开发而成，APP端分为Android及IOS两个版本。使用Oracle11gr2作为数据承载，SVN为配置管理工具服务器，操作系统采用红帽子RHEL 7.0企业版，服务器使用IBM System x3850 x6,Rational Rose 2007进行UML建模，LoadRunner 11进行系统测试。
由于此项目为该省地税系统“互联网+税务”建设的重点工程，相关领导关注度很高。并且本系统干系人较多，功能和目标复杂，工期较长，规模较大，项目某一环节出现问题，造成的损失难以评估。为了保证项目按时保质保量完成，项目的采购管理工作显得尤为重要。对此，我科学的运用了相应的管理理论体系和指导方法，结合团队的实际情况，主要从规划采购管理、实施采购、控制采购、结束采购这几个环节对项目采购进行了管理：
一、规划采购管理
    项目采购是一项复杂的工作，在实施具体的采购行为前首先要考虑项目的采购需求。这就需要结合项目的管理计划、项目范围说明书、工作分解结构表等等，决定项目必需采购的产品或服务、采购的数量、采购设备的规格要求以及质量要求、采购的时机、采购验收标准等；在采购中应及时了解当前产品或服务的市场价位、市场供求情况，以便对采购成本作出一个比较准确的估算和预测，以使项目的资金使用率得到提高，优化项目采购管理中的资源调配。在制订采购计划中还要充分考虑采购的风险，根据风险管理计划，对已识别的风险应采取有效的措施进行预防。比如供应商选择的风险、设备不能及时到货的风险、采购的设备质量未能达到验收标准、售后维修风险等。通过对以上各种因素的分析，并参照了公司采购管理制度及操作流程的规定，我编制出详细可行的项目采购计划。
二、实施采购
为了保证采购计划的有效性，按时、高质量的获得外部产品和服务资源，必须制订出采购的招标计划。合同编制过程包括准备招标所需要的文件和确定合同签订的评定标准的过程。招标文件编制的质量将直接关系到招标工作是否能正常进行、授标后是否能顺利履行合同。故我在编制过程中，力求做到内容完整、详尽，用词准确严谨，避免招标双方对文件的理解和解释产生岐义，增加评标工作量，影响招标工作的顺利进行。
在收到众多供应商的报价之后，我组织相应人员对供方的供货能力、提供的价格、产品质量和服务质量等进行评估，以选择合格供方，确保采购的产品和服务符合规定要求。在开展此项工作中，我建立了一套供应商评价表，并对每一评价内容按照重要程度设置了对应的权重标准。在设置权重时，我认为低价位是供应商选择的一个比较重要的指标，但不一定是主要考虑因素，交货周期及付款方式，甚至和供应商友好合作的关系等都是一些需要综合平衡考虑的因素。依据供应商评价表，我组织了包括公司产品部、营销管理部等干系人参与对具备合作意向的供应商进行统一打分，并将分数的高低做为选择供应商的一个极其重要的指标。
在选定相应供应商之后，我安排公司合同管理员，参照公司的合同样本制订了采购合同。合同条款中重点明确设备规格、数据、价格、验收标准、付款方式及交货地点和交货方式等条款。为了确保合同无漏洞，又请了财务、营销管理部、公司法律顾问等相关人员共同审阅并会签。经过相关部门及供应商共同对合同条文的反复商讨及修订，最终形成合同定稿。为了控制相关变更带来的影响和风险，合同中特别明确当变更发生时，应及时书面通知对方，双方就变更协商一致，方能执行变更，必要时可就变更事项签订补充协议。
三、控制采购
控制采购是监督供应商执行符合采购的执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。我根据合同及采购规划设立了对供应商的检查点，要求供应商按时提交合同进展情况、工程安装调试进度等等，以便及时有效地监督合同执行情况。
在执行本项目的采购合同中，我针对所采购的应用服务器及WEB服务器的到货及安装要求，设置了几个主要的检查节点，要求供应商报告设备的订货状况、货物的拟发运日期、到货日期、货物的验收报告、现场的安装调试报告等。在合同执行过程中，由于领导层决定提前上线自助设备系统，故要求服务器需要提前十天到位。本人得知此信息后及时和供应商及其领导沟通，希望对方能够理解，表示为了建立双方长期的合作关系，希望供应商尽力配合，解决实际的问题，以给我们的高层领导们留下良好的印象，达到双赢的效果。同时本人表示在到货后，将积极按合同要求组织相关的人员进行货物的验收，并联系好客户方对服务器的安装调试给予积极的配合。经过项目组与供应商及客户三方的能力合作，服务器按要求的进度顺利完成了安装和调试。最终项目圆满完成了验收。
四、结束采购
    当全部采购的设备都按照合同条款进行验收核实后，就进入了合同收尾阶段，我同时也向财务部门提出了合同尾款的支付申请。同时对于一些过程文档（包括工作说明书合同、发货单、收货单、验收单等等）进行了归档整理，对采购管理中获得的经验与教训也做了备案记录。
在合同收尾时，我们对本次采购的供应商就本次采购进行了良好的评价，今后可以根据此衡量继续展开合作，和供应商建立健全一种长期的合作关系能持续发送供货行为，保证优质及时的供货，从而有效地降低项目采购总成本。
总结：
    得益于项目过程中科学规范的采购管理工作，2017年05月，经过项目组团队成员的共同努力，联合纳税服务智能平台终于按时上线运行了。顺利实现了预期功能，得到了省地税局相关领导的高度认可。通过本项目的建设，我的项目管理水平得到了很大程度的提高，同时也深深体会到项目采购管理在项目建设中的重要性。当然，在采购管理过程中也有不足之处，例如合我们对一些不符合合同要求的现象，在未经沟通情况下，进行了处罚。对方公司认为是双方沟通不到位造成的，所以对单方面的处罚多有微词。不过由于其他方面工作充分，并没有产生什么影响。在后面的项目和工作中，我会更加努力，改正缺点，不断提高采购管理水平，争取在今后的项目管理工作中百尺竿头，更进一步，为我国的信息化建设贡献更多的力量。