采购新手入门必备知识——采购流程及管理制度

老山神

一名优秀的采购人，是在长期的实战中历练出来的。资深采购人，无一例外都是由新人蜕变而来的，他们在一次次的“摸爬滚打”中，不断总结，反思，最终完成了质的飞跃。从采购新人到专业的采购人，是一点点成长起来的。采购新手，就像一块璞玉，具有最大的潜质，但同时也需要时间的雕琢，他们还有很多功课要做，很多东西要学。了解并掌握一些采购方面的相关知识，则是采购新手首先要做的事，采购流程及管理制度便是他们的入门必备知识之一，下面进行简单的介绍：  

一、采购流程  
一个完整的采购过程，大体上都一个共同的模式。以企业采购为例，一个完整的采购大体上都要经历以下过程。 （1）接受采购任务，制定采购单 
这是采购工作的任务来源。通常是企业各个部门把任务报到采购部门来，采购部门把所要采购的物资汇总，再分配到各个采购员，给各个采购员下采购任务单。也有很多是采购部门根据企业生产销售的情况，自己主动安排各种物资的采购计划，给各个采购员下采购任务单。 （2）制定采购计划 
采购员在接到采购任务单之后，要制定具体的采购工作计划。首先是进行资源市场调查，包括对商品、价格、供应商的调查分析，选定供应商，确定采购方法、采购日程计划、运输方法及贷款支付方法。 （3）根据既定的计划联系供应商 
根据供应商的情况，有的要出差去联系，有的则可以用电话、电子邮件
等方式联系。 
（4）与供应商洽谈、成交，最后签订订货合同 
这是采购工作的核心步骤。要和供应商反复进行磋商谈判、讨价要价，讨论价格、质量、送货、服务及风险赔偿等各种限制条件，最后把这些条件用订货合同的形式规定下来。订货合同签订以后，才意味着已经成交。 
（5）运输进货及进货控制 
订货成交以后，就要履行合同，开始运输进货。运输进货可以由供应商负责，也可以由运输公司办理，或者自己提货。采购员要监督进货过程，确保按时到货。 （6）到货验收、入库 
到货后，采购员要督促有关人员进行验收和入库，包括数量和质量的检验。


（7）支付货款 
货物到达后，必须按合同规定支付货款。 （8）善后处理 
一次采购完成以后，要进行采购总结评估，并妥善处理好一些未尽事宜。 了解了采购流程，采购员便会“心中有数”，有一个宏观的概念，然后在实际工作中就能循序渐进，事半功倍，顺利出色地完成采购任务。  
二、采购管理制度 
俗话说，“无规矩不成方圆”，每一行都有自己的一套规矩和制度，在一个公司内部，都有类似于考勤制度、奖惩制度的一套采购管理制度，虽
然各个公司会有细微的差别，但总体来说，大同小异。 
（１）、自律自制，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请； （２）、严格遵守采购规范流程，按流程办事； （３）能及时按质按量地采购到所需物品； 
（４）严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量； （５）加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量； （6）科学、客观、认真地进行收货质量检查； 
（7）处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题； （8）认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准 >标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议； （9）做好采购相关文档的存档、备份工作； 
（10）在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本； 
（11）所有采购, 必须事前获得批准. 未经计划并报审核和批准，除急购外不得采购，急购需按《紧急采购管理流程》要求进行采购，并由总经理批核； 
（12）凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购； （13）采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买， 不得随意变更供应商。 
有制度才有规范，熟悉本公司的采购管理制度，才知道该做哪些事，哪些事坚决不能做。

宝宝宸

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