采购面对被动补单是否可以说No？

李孝锋

【推荐语】
“懂得说no，人生不纠结”，这是我写过的一篇文章。
采购必须学会说no，但要no的有水平，no的高大上。
对使用部门说no叫“需求管理”，对研发说no叫“早期介入”，对财务说no叫“重合同守信用”。。。
一切都是为了降低供应链“三流”总成本。
—宫迅伟

几年前，我刚到一家公司工作，有一段时间，供应商经常会找到采购部门，说是我们公司还需要给他们补一部分费用。

这个让我很纳闷，也很不舒服，随着这样的情况频繁地发生，让我坐不住了。

那么，这到底是怎么回事呢？我先找供应商了解一下情况。

供应商告诉我，原来是我们正式合同执行后，我们的技术部门发现有一些设计错误或者遗漏的地方，就自行联系供应商，把要求进行修改了。

但是，他们没有与采购方面进行过反馈和沟通。

技术直接对接供应商，在采购不知情的情况下合同供货内容或者技术要求做了更新。回过头来供应商又让采购来补单或者补差价。

采购人员一脸茫然：我这算是摊上了啥事？！还有采购什么事？

据说这种情况还不是个例……

这让我不免联想起来之前为什么有几次供应商的交货期会延迟？

原来，其中有部分就是因为技术在合同执行过程中和供应商做了变更。

我认真考虑了一下，觉得这个事情给采购部门带来了一定的影响。

首先，造成了项目采购成本和预算有了超支的情况出现、采购拿到的技术文件已经失效，但未收到更新后最新版本的技术文件。

然后，后补订单或者相关费用给供应商，令老板无法理解这笔费用的合理性并表示不满。

01
原因分析

那么造成以上现象多次发生的原因是什么呢？
经过和供应商的了解，得知原来是我们技术部门在下发清单和图纸后，又出现了技术变更，甚至有增加需求的情况出现。
然后，技术就直接和供应商的技术、商务联系进行修改。他们之所以跨过采购部门进行修改、变更，则是出于对自己KPI业绩保护的目的。
因为公司对技术设计准确率是有明确考核指标的。如果技术部门发现自己设计有错误、遗漏、甚至增补，那么每一次的变更需要找老板签字确认；而这些变更记录单则会保存到服务器，直接影响到这个项目技术部门的KPI业绩。
而如果一切都能在无声无息中处理掉，则是最大限度地保护了技术部门KPI业绩。



当然，技术部门这么做，迟早还是会被发现的。
因为，供应商为了其额外增加的成本，肯定会来找采购部门进行补单或者合同变更，这时候采购就会获悉技术部门的这些事了。
02
解决办法

事情既然都已经发生了，那采购部门当然不能假装没看见，也不能都按照他们的意思办，总要负责把这个事情处理掉。
首先，给供应商标明态度：我当时直接拒绝了供应商让增补合同和费用的请求。原因是我没有处理过其中相关的事情，且并不知情，所以我不会对此事负责。
然后，我将该事件的前因后果大致的情况写了邮件反馈给老板，建议对采购合同执行后，如果有技术变更，要制定相关流程和制度；杜绝不透明、不知情的情况发生。
当然，我的提议得到了老板的认同，老板召集技术、采购部门一起召开了一个会议，规定了执行合同仅采购部门对外处理，其他部门不得和供应商进行合同变更、增补等要求；如果后续再出现这种情况，采购部门则完全不需要理会供应商的反馈和增补请求，谁处理的这事就由谁来负责。
同时，为了进一步规范流程和制度，老板再次强调，技术部门在每次的技术变更时，一定要填写《技术变更单》，并让其签字确认后发放。从根本上规避各种不规范操作。
这样一来，一方面，技术部门在后面的准确率明显提高了……采购被动背锅处理收尾的情况也变少了；另一方面，在变更发生后，供应商更习惯第一时间找采购来进行沟通和处理问题了。
采购的成本、交货期也更可控了，技术变更则有源可查。可谓一举多利。